در این مقاله ما به تعریف از صورتجلسه، انواع صورتجلسات و نکات مهمی در تنظیم صورتجلسات خواهیم پرداخت.

تعریف صورتجلسه

صورتجلسه به اینگونه تعریف می شود، نوشته ای است که شامل تمام مذاکرات و مصوبات جلسات رسمی می باشد. یک صورت جلسه شامل محل برگزاری جلسه، تاریخ برگزاری آن، حاضرین و غایبین جلسه و تمام مذاکرات و مصوبات درون جلسه می باشد.

به طور کلی تمام تغییرات شرکت های تجاری باید در صورتجلسه ها ذکر شود. یعنی هرگونه تغییراتی در شرکت که و تصمیمات جدید مانند افزایش و یا کاهش سرمایه گذاری، خروج و یا ورود شرکا، تبدیل سهام و بسیاری دیگر از موارد باید در صورتجلسه ذکر شود.

انواع صورتجلسات

صورتجلسه ها انواع مختلفی دارند که شامل موارد زیر می باشند.

• صورت‌جلسه هیات مدیره
• صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
• صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده
• صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده

الگوی صورتجلسه

برای تنظیم صورتجلسه ها الگوهای از پیش تعیین شده و روشنی وجود دارد. و در کل تمرکز اصلی بر مصوبات، اقدام کنندگان و مهلت اقدام می باشد.

به طور کلی چند سوال اساسی در نوشتن صوتجلسه وجود دارد که شامل موارد زیر می باشد

شرح و توضیح دقیق دلیل چیستی مصوبه

• دلایل و اهمیت مصوبه
• ذکر محل برگزاری جلسه
• شرح زمان دقیق و مهلت انجام مصوبه
• مسئول اجرای مصوبه
• شرح دقیق فرآیند انجام مصوبه

مراحل تنظیم صورتجلسه

برای تنظیم یک صورتجلسه باید مراحلی طی شود که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت.

• انتخاب صحیح نوع صورتجلسه

با توجه به نوع شرکت انتخاب صورت جلسه بسیار مهم می باشد. باید در انتخاب نوع صورت جلسه بسیار دقت نمود و اگر صورتجلسه برای یک جلسه اشتباهی تنظیم شود، باعث رد شدن آن می شود.

• تنظیم صورتجلسه به صورت کامل و جامع

باید متن صورتجلسه عینا با نمونه ای که توسط اداره ثبت شرکت ها می باشد، کامل و دقیق و عینا مثل آن تنظیم شود.

• ارسال صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها

بعد از اینکه صورتجلسه تنظیم شد و توسط اعضا امضا شد، اصل آن را به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود. دقت شود که هیچ گونه کپی و یا حتی کپی برابر با اصل پذیرفته نمی باشد.

• نامگذاری دقیق صورت جلسه

باید دقت شود که یک نام درست برای صورتجلسه انتخاب شود و از ذکر انوع مختلفی از صورتجلسه ها را در یک صورتجلسه خودداری شود.

• دریافت کد رهگیری

مهم ترین رکن در پذیرش و شناسایی یک صورتجلسه کد رهگیری می باشد که توسط سامانه برای شما صادر گردیده است. باید بارکد تصویری و کد رهگیری، در بالای برگه صورتجلسه درج شود. همچنین باید بارکد رهگیری و یک نسخه از رسید پذیرش را بر روی پاکت پیوست کنید.

• شناسه ملی و شماره ثبت

در تنظیم صورتجلسه شناسه ملی و شماره ثبت بسیار مهم می باشد. اگر شناسه ملی و شماره ثبت شرکت مطابقت نداشته باشد و یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما اختصاص یاد باعث رد شدن صورتجلسه می شود.

• تاریخ صورتجلسه

ذکر دقیق تاریخ صورت جلسه بسیار مهم می باشد. باید دقت شود که تاریخ ثبت شده در صورت جلسه امضا شده و سامانه یکی باشد.